Elas precisam ser capazes de alcançar trabalhadores à distância, funcionários em viagem e até mesmo clientes e parceiros de negócios. E, ao utilizarem a Internet para conectar essas equipes, as empresas podem aumentar a produtividade de trabalhadores remotos, reduzir custos e melhorar as comunicações.

Quais ferramentas de colaboração sua empresa deve usar para aperfeiçoar suas práticas de trabalho remoto? Aqui estão as seis mais importantes.

1. Sistemas de calendário compartilhado

Algumas equipes tendem a subestimar o valor de um sistema de calendário compartilhado ao trabalharem à distância. Com horários online, os profissionais podem agendar reuniões em suas salas de trabalho virtuais e revisar a disponibilidade dos participantes. Sem essa função, eles teriam que contatar todos os membros da reunião diretamente e fazer malabarismo com os horários até localizarem um horário livre. Além de desperdiçar um tempo valioso, isso também acarreta gastos telefônicos desnecessários.

2. Bancos de dados de contatos compartilhados

Um banco de dados de contatos é tão valioso quanto um recurso compartilhado. Ao manter online uma lista comum de endereços, números de telefone e outros dados de contatos, você garante que os membros da equipe sempre tenham acesso fácil às informações de contato mais recentes. Não é necessário procurar números em pilhas de anotações ou fazer interurbanos para outros membros da equipe para rastrear detalhes de contatos. Um banco de dados compartilhado também garante que sua empresa tenha acesso a números de telefone importantes quando um funcionário se desliga da empresa ou se aposenta. Sem isso, a lista de contatos pode acompanhar o funcionário que deixa a empresa.

3. Armazenamento de documentos centralizado

Editar e trocar documentos diretamente em uma sala de trabalho online é mais eficiente do que o acesso remoto ou redes de email, porque os funcionários podem exibir e recuperar documentos sem discar para um servidor ou fazer download de email. É fácil configurar essas salas com uma ferramenta de intranet/extranet, como o Microsoft SharePoint Team Services, que permite que membros da equipe criem salas com um clique do mouse.
Usar o Microsoft Office XP com o SharePoint simplifica o compartilhamento de documentos ainda mais, pois os funcionários que usam aplicativos comuns, como Word e Excel, podem salvar documentos diretamente em salas do SharePoint com o recurso "Salvar Como" de seus softwares.

4. Grupos de anúncios

Você pode automatizar o processo de informar equipes remotas sobre notícias postando anúncios diretamente em seus espaços de trabalho virtuais compartilhados. Isso reduz a inconveniência administrativa de criar, endereçar e enviar anúncios impressos ou por email. Uma etapa adicional dessa comunicação é configurar uma caixa de anúncios no site da Web compartilhado de sua equipe.

5. Conferências virtuais

A interação em tempo real com os funcionários pode ser tratada com um software de conferência. Use essa ferramenta em vez de reuniões reais ou telefonemas para reduzir custos e maximizar o tempo produtivo.

6. Mensagens instantâneas

Mensagens instantâneas permitem que membros da equipe batam papo online em vez de usarem o telefone. Esse recurso é especialmente útil para funcionários que precisem se comunicar de forma consistente, mas que não desejem perder muito tempo no telefone.

(Fonte Microsoft)